Selon les personnes, les définitions peuvent varier mais c’est le résultat qui compte finalement.
Je vais vous présenter ma vision du système d’organisation, et elle n’engage que moi !
Tout le monde a un système d’organisation
Oui, tout le monde fait plus ou moins de taches dans ses journées, que ce soit pour sa vie personnelle ou pour le travail. Ce sont des taches récurrentes, des routines, ou des taches ponctuelles. Et chacun a choisi la manière dont il les gère.
J’insiste, tout le monde a un système d’organisation : vous et moi, la personne désordonnée a choisi de garder le minimum d’ordre dans son système d’organisation et la personne la plus ordonnée a choisi de tout gérer au millimètre.
Je ne porte aucun jugement, je ne dit pas que l’une est meilleure, d’ailleurs aucun excès n’est bon… Seulement, c’est la responsabilité de chacun de faire le point sur son système d’organisation.
Voici ma définition :
Le système d’organisation c’est l’ensemble des outils et des règles que l’on utilise pour faire les choses.
Ce sont les post-it sur lesquels vous notez une idée, c’est votre boite mail, c’est votre agenda sur lequel vous notez vous rendez-vous, c’est votre mémoire à laquelle vous demandez de se rappeler d’acheter des piles la prochaine fois que vous faites des courses, ce sont vos classeurs dans lesquels vous rangez vos documents, c’est votre pause pendant laquelle vous passez un appel téléphonique important, etc… Le système d’organisation c’est tout ça à la fois.
L’art de faire les choses
On peut dire qu’il y a une infinité de manières de réaliser une tâche. Alors, pourquoi ne pas essayer de les faire de la meilleure façon possible ? C’est à dire en engageant le minimum de temps et d’énergie mais en ayant le résultat maximum. C’est l‘art de faire les choses.
Et surtout, être débordé ne signifie rien à part que vous subissez du stress, ce qui compte c’est le résultat, ce que vous produisez ! Et être occupé ne signifie pas forcement être productif.
Parce qu’aujourd’hui, le mal qui nous touche c’est le surplus de taches. Si vous me lisez, c’est que ceci doit vous concerner au moins un peu.
Vous vous sentez débordé et vous n’arrivez pas à vous concentrer sur vos tâches. Vous n’avez plus de temps pour vous même et vous ne parvenez pas à vous reposer ou à avancer sur des projets qui vous tiennent à cœur parce qu’ils passent au second plan.
La solution, c’est de réfléchir à votre système d’organisation !
Votre nouveau système d’organisation ne va pas vous retirer l’obligation de faire vos taches (quoique pour certaines…) mais il sera là pour vous aider à les sélectionner, pour vous les rappeler au bon moment, pour limiter la procrastination et les interruptions, pour vous permettre de vous concentrer et pour vous assurer que vous aurez tout ce dont vous avez besoin à portée de main pour réaliser au mieux votre tâche.
Ce que vous apportera un système d’organisation élaboré
En repensant votre système d’organisation vous aurez des bénéfices sur 3 niveaux :
- Niveau 1 : votre système d’organisation vous permettra de vous concentrer sur vos tâches pour les accomplir dans les temps.
- Niveau 2 : votre système d’organisation vous libérera l’esprit, et vous donnera du temps libre. Vous pourrez relâcher la pression, tout sera géré dans votre système. De quoi se sentir plus zen et heureux.
- Niveau 3 : votre système d’organisation vous permettra de planifier vos projets long terme et d’avancer régulièrement pour une réussite assurée.
Ce sera à vous de placer le curseur entre vos activités, et vous serez libre de rajouter des moments de détente et de bien être parce que la finalité selon moi, c’est quand même de redonner de la place pour sa santé et son bien être.
Les outils du système d’organisation
Les outils, ce sont les post-it, les bloc notes, les todolists, les agenda, les applications diverses, etc… tout ce qui sert à planifier les taches.
On peut aussi considérer les système des rangement (classeurs, chemises, tiroirs, paniers…) comme faisant partie des outils du système d’organisation, bien qu’ils ne servent pas à planifier les taches, ils sont indispensable à leur bonne exécution. Cependant, je n’en parlerai pas ici, ils feront l’objet d’un ou plusieurs articles parce que chaque domaine mérite son système de rangement (documents, vêtements, cuisine…).
Personnellement, aujourd’hui je n’utilise plus que 3 outils :
- Une application de todolist : todoist
- Une application d’agenda : google agenda
- Une application de notes : evernote
Ce sont 3 applications très connues. J’en ai essayé beaucoup mais je suis revenu vers ces 3 ci qui conviennent parfaitement.
Vous n’êtes pas obligé d’utiliser des applications, vous pouvez vous servir de supports physiques et d’un crayon ! Je trouve les applications pratiques parce que je les ai tout le temps à portée de main avec mon smartphone ou mon ordinateur et il y a des fonctions qui rendent de grands services et font gagner du temps.
Je vous conseille d’essayer de les prendre en main le plus tôt possible même si vous ne les utilisez pas pour le moment. A terme, vous serez gagnant à les utiliser !
Une mise en garde, arrêtez de toujours chercher la meilleure application, la dernière mise à jour ou le plus de fonctionnalités différentes. J’utilise ces outils en version gratuite dans leur fonctionnement de base. Ces outils ne doivent pas être un prétexte à perdre du temps, ce sont des supports, elle ne doivent nous prendre que le temps de réflexion et de note.
Les règles du système d’organisation
Le système d’organisation repose sur des règles, à côté, les outils sont secondaires.
Ces règles, c’est vous qui les choisissez. Vous devez construire un système à votre image et avancer progressivement, par essais successifs afin de trouver l’équilibre qui vous convient. Vous êtes d’ailleurs libre de changer ces règles quand bon vous semble. N’oubliez jamais que vous êtes au coeur de ce système et qu’il est là pour vous faire sentir mieux, plus heureux et efficace dans ce que vous choisissez de réaliser.
Le respect de ces règles demande un minimum de discipline et les détracteurs de l’organisations diront que c’est une dictature sans liberté. Mais je pense au contraire que se donner des règles donne plus de liberté.
Quelles sont ces règles ?
Ce sont des principes, des routines, des règles que l’on se fixe et qui peuvent être différents pour chacun.
Pour illustrer, je vais vous faire part d’une partie des règles qui font mon système d’organisation :
- Ne jamais laisser s’échapper une idée : je la note tout de suite dans Evernote
- Ne jamais me forcer à retenir une tache : je la note tout de suite dans Todoist
- Ne pas regarder la télévision, je regarde Youtube sur des sujets qui m’intéressent ou des séries/films choisis
- Passer aussi peu de temps que possible sur internet
- Ranger les choses quand j’ai terminé
- Me lever plus tôt que nécessaire pour avoir du temps le matin, en contrepartie, je m’impose de tout couper à partir de 22h30
- Limiter mes engagements
- Faire les choses dès que je peux
- Tenir ma TodoList
- Tenir un journal hebdomadaire pour mes objectifs
- Travailler sur un de mes objectifs personnels
- Faire un examen quotidien et planifier des taches
Voilà les principes fondamentaux de mon système d’organisation, ces règles sont basiques mais elles m’aident à avancer dans mes projets et à me sentir plus serein. Aujourd’hui je fonctionne de cette manière mais rien ne dit que je ne changerai pas demain. C’est adaptable à la situation.
Passer à l’action
La théorie de sert à rien si vous ne passez pas à l’action. Si vous voulez améliorer votre système d’organisation, commencez tout de suite ! Commencez petit et adaptez au fur et à mesure pour trouver ce qui vous convient !
Dans de prochains articles, je proposerai des étapes à suivre pour choisir son système et le modifier petit à petit.