Résumé de livre : L'art d'aller à l'essentiel de LEO BABAUTA

Le livre en quelques mots :

L’art d’aller à l’essentiel est aujourd’hui pour moi un livre indispensable. Sa lecture m’a permis d’ouvrir les yeux sur ma manière de gérer le quotidien et l’importance de faire la différence entre être occupé et être productif.

Léo BABAUTA nous met sur la piste pour accomplir plus de ce que l’on veut et moins du reste. Pour vivre heureux et serin mais en avançant vers nos objectifs.

C’est dans cette philosophie que je développe Simple Organisation et je vous recommande la lecture de ce livre ou au moins de ce résumé !

Introduction :

Ce livre a pour but d’aider le lecteur à simplifier sa vie. En faire moins pour accomplir plus grâce à ces 6 principes :

Se fixer des limites
Opter pour l’essentiel
Simplifier
Se concentrer sur une chose à la fois
Mettre en place des automatismes
Commencer petit

Partie 1 : Théorie

Chapitre 1 : Pourquoi moins c’est mieux ?

« Faire beaucoup de choses de ses journées garantit pas pour autant qu’une seule de ces choses ait vraiment d’utilité. »

L’art d’aller à l’essentiel repose sur les deux premiers principes : « Se fixer des limites » et Opter pour l’essentiel » à partir desquels va découler le reste.

En respectant ces principes, vous favorisez l’exécution de tache qui ont un fort impact tout en limitant la surcharge de votre emploi du temps.

Chapitre 2 : L’art de se fixer des limites

Principe n°1 : Se fixer des limites

Nous vivons sans limites, ce qui disperse et nous affaiblit. En vous fixant des limites, vous concentrez et décuplez vos forces.

Le bénéfice de fixer des limites :

Tout est simplifié
Vous vous recentrez sur ce qui compte
Vous augmentez les chances d’atteindre nos objectifs
Vous indiquez aux autres que votre temps est précieux
Vous êtes plus efficace

Dans quels domaines fixer des limites ?

Emails
taches quotidiennes
Temps passé sur internet
Temps passé au téléphone
Nombre de projets en cours
…

Tout les domaines peuvent peuvent bénéficier de limites.

Progressez domaine par domaine,en commençant par les domaines dans lesquels vous vous sentez débordés et que vous souhaitez simplifier.

Comment fixer des limites ?

Il n’y a pas de règle universelle, procédez en tâtonnant. Analyser votre pratique actuelle et descendez d’un cran, testez et ajustez.

Par exemple si vous avez l’habitude de regarder vos email 15 fois dans la journée, essayez de diminuer jusqu’à trouver le bon rythme.

Chapitre 3 : Optez pour l’essentiel et simplifiez

Principe n°2 : Optez pour l’essentiel

Il ne sert à rien d’être productif sur des taches sans utilité. C’est pourquoi il faut se questionner sur l’importance de nos taches avant de chercher à être plus productif.

Une série de questions pour identifier l’essentiel :

Quelles sont vos valeurs
Quels sont vos objectifs
Quelles sont vos passions
Qu’est ce qui est important pour vous ?
Qu’est ce qui à le plus fort impact ?
Qu’est ce qui a le plus grand impact long terme ?
Est-ce un désir ou un besoin ?
Qu’est ce qui n’est pas essentiel ?
Revoyez constamment votre liste de choses à faire

Rechercher l’essentiel peut s’appliquer à tous les domaines de votre vie :

Engagements
Objectifs
Obligations professionnelles
Emails
Finances
Tri
…

Reconsidérez régulièrement ce qui est essentiel pour vous, rien n’est figé.

Principe n°3 : Simplifiez

Maintenant que vous avez identifié l’essentiel, éliminez le reste !

Par exemple pour votre liste de taches, après avoir identifié l’essentiel : supprimez, déléguez ou reportez le reste.

Apprenez à dire non si l’on vous demande de faire quelque chose qui vous semble pas essentiel.

Opter pour essentiel et simplifier ne ne signifie pas vider votre vie mais seulement garder plus de place pour ce qui compte pour vous !

Chapitre 4 : Une chose à la fois

Principe n°4 : Se concentrer sur une chose à la fois

La concentration est la clé de l’efficacité. C’est en gardant votre objectif en vue et en évitant les distractions que vous avancerez dans vos taches.

Comment se concentrer sur une chose à la fois :

Commencez la journée par vos taches importantes
Evitez les distractions (téléphone, internet, emails…)
Si de nouvelles taches arrivent, notez les mais ne vous interrompez pas
Faites le point sur vos emails et vos autres taches à intervalle régulier
En cas d’urgence, regroupez tous les documents de la tache en cours dans une pochette pour passer à autre chose
Accordez vous des pauses

Chapitre 5 : Changer vos habitudes

Principe n°5 : Mettre en place des automatismes

N’essayez pas de tout changer d’un coup, progresser par étapes, une habitude à la fois pendant 30 jours.

Voici comment procéder :

Choisissez l’habitude à changer
Mettez votre plan d’action à l’écrit
Engagez vous auprès de votre entourage
Établissez quotidiennement un bilan de vos progrès
Fêtez votre changement d’habitude

Les règles à respecter :

Une habitude à la fois
Choisissez un objectif à votre portée
Choisissez un objectif mesurable
Soyez constant
Faites un bilan quotidien
Gardez une attitude positive

12 habitudes clés pour commencer :

Chaque matin, fixez vos trois taches les plus importantes
Ne faites qu’une chose à la fois
Videz votre messagerie
Ne relevez vos emails que 2 fois par jour
Faites du sport 5 à 10 minutes par jour
Travaillez téléphone éteint
Suivez un rituel matinal
Mangez d’avantage de fruits et légumes par jour
Gardez un bureau toujours impeccable
Refusez tout engagement ou requête ne figurant pas sur votre top liste
Rangez votre maison 15 minutes par jour
Limitez vous à 5 phrases de réponse par email

Chapitre 6 : Commencer petit

Principe n° 6 : Commencer petit

Quand vous entreprenez de changer quelque chose, enthousiasme du début vous pousse à en faire beaucoup, trop ! Et vous vous retrouvez vite découragé une fois cette motivation retombée.

Pour conserver votre motivation sur la durée : commencez petit.

Pourquoi ça fonctionne de commencer petit ?

Vous pouvez mieux vous concentrer
vous conservez votre énergie et votre enthousiasme sur la durée
c’est plus facile à gérer
c’est le succès assuré
changez progressivement pour des résultats durables

Exemples de mise en pratique :

Sport : commencez par 5 à 10 minutes par jour
Réveil : commencez par vous lever 15 minutes plus tôt
Productivité : concentrer vous 5 à 10 minutes sur votre tache
Projet de grande ampleur : commencez par une toute petite tache

Partie 2 : L’action

Chapitre 7 : Choisissez des objectifs à votre portée

S’il est très facile de fixer des objectifs, il est extrêmement difficile de les atteindre. Cela requiert énergie, concentration et motivation que nous avons tous en quantité limité et s’attaquer à plusieurs objectifs d’un coup disperse ces trois vertus.

Les système de l’objectif unique : la voie royale pour parvenir à vos fins.

Choisissez votre objectif unique à partir de la liste des choses que vous voulez accomplir dans les prochaines années. Cet objectif devrait vous prendre entre 6 mois et 1 an, au delà, diviser votre objectif en sous-objectif de 1 an.
Subdivisez-le en sous objectifs intermédiaire à réaliser en un à deux mois.
Définissez un objectif par semaine.
Définissez objectif par jour.

Simplifiez votre liste de projets :

Listez tous les projets que vous avez (personnels, professionnels, aménagement d’intérieur, etc…), subdivisez les projets long terme en étapes d’un mois.
Sélectionnez les trois projets les plus importants, c’est votre top liste, le reste correspond à votre liste secondaire. Il faut qu’au moins un des projets est un lien avec votre objectif final.
Réalisez les trois projets de votre top liste avant d’en sélectionner 3 nouveaux.

Ne perdez jamais votre objectif de vue et avancez vos projets chaque jour, un à la fois.

Quelques conseils pour vous aider à avancer :

Visualisez le résultat.
Passez de l’idée à l’action. Pour chaque projet, établissez une liste de taches et accomplissez les une à une.
Chaque jour, choisissez une tache qui vous fera avancer dans votre objectif final.
Faites un bilan de vos progrès chaque semaine.

Je ne suis pas maître de ma liste de projets, que faire ?

Faites tout de même votre propre liste de projets.
Exigez des délais plus longs
Parlez de votre système à votre patron
Demandez à votre patron de choisir entre ce système et le sien

Chapitre 8 : Simplifiez vous la tâche

Limitez vous aux taches les plus importantes (TLPI). Choisissez vos trois tâches les plus importantes et exécutez les avant tout le reste.

Le tâches les plus importantes sont les tâches que vous avez le plus besoin ou envie d’accomplir dans votre journée. Au moins l’une d’elles doit avoir un rapport avec un de vos trois projet et votre objectif personnel.

Les six clés de la réussite des TLPI :

C’est la première chose à faire le matin
Limites vous à trois TLPI par jour
Ne passez à d’autres tâche qu’une fois les trois TLPI terminées
Lorsque vous accomplissez une de vos TLPI, ne faites rien d’autre que cette tache

Décomposez les grandes taches en petites. Si les tâches sont trop grandes vous risquez de vous sentir dépassé.

Chapitre 9 : Simplifiez la gestion de votre temps

La gestion du temps doit rester simple. Soyez flexible et évitez les emplois du temps trop compliqués.

L’agenda, soyez souple dans la gestion de votre planning :

Ne le surchargez pas. Considérez l’option de ne pas prendre de rendez-vous.

Apprenez à vous ancrer dans le présent et à atteindre le flow dans vos taches pour être plus productif.

Comment vous mettre dans cet état de flow :

Choisissez une tache que vous appréciez
Choisissez une tache difficile
Evitez les distractions
Plongez vous dans la tache en question

Vos 3 priorités du jour :

Une fois vos priorités déterminées, il vous reste à les accomplir une à une.

Le reste passe après.

Notez les idées ou nouvelles taches qui vous viennent quelque part pour y revenir plus tard, évitez les distraction et les interruptions.

Faites-en moins :

Réduisez le nombre de vos obligations et de vos taches. Vous serez plus efficace et moins stressé.

Ne vous laissez pas détourner de l’important.

Regroupez vos taches à faire par lots :

Les 3 taches les plus importantes ne seront pas les seules taches à faire.

Deux règles à suivre pour être efficace :

Ne laissez pas ces petites taches prendre le pas sur vos taches les plus importantes
Accomplissez les en les regroupant par familles

Quelques idées de taches « par lots » :

Appels téléphoniques :
emails
courses
papiers
courrier
rendez-vous
internet
recherches
petits travaux de maintenance

Quelques astuces pour gérer facilement votre temps :

Simplifiez votre organisation, évitez les outils trop nombreux ou trop complexes.

Deux peuvent suffire :

L’agenda
Le bloc-note

Chapitre 10 : Simplifiez-vous l’email

Réduisez le temps que vous passez sur vos email grâce à quelques règles simples et automatiques.

Limitez votre nombre de boites de réception : Supprimez, redirigez ou combinez pour n’en avoir plus qu’une si possible
Limitez le temps que vous passez sur vos emails : Ne vous jetez pas sur vos email tout de suite le matin, définissez combien de fois et à quels moments vous les passerez en revue. Désactivez les notifications.
Réduisez le nombre d’emails reçus
Rédigez des emails plus courts

Chapitre 11 : Simplifiez internet

Comment l’utilisez-vous ? Faites le point sur votre utilisation d’internet pour vous rendre compte des sites qui vous prennent le plus de temps.

Elaborez un plan d’action : Ne mélangez pas travail et loisir, accordez du temps pour les deux mais limitez.

Apprenez à travaillez sans internet pour gagner en concentration : vous déconnecter coupe court à toute tentations. Anticiper les recherches nécessaires puis déconnectez vous, mettez une sonnerie et concentrez vous sur votre tache.

Chapitre 12 : Simplifiez votre archivage

Pour avoir un bureau rangé et des documents faciles à retrouver, il y a deux principes à respecter :

Etablir un système simple de classement
Prendre l’habitude d’utiliser systématiquement ce système

Instaurer un système simple de classement :

Triez et jetez avant de classer : débarrassez vous d’un maximum de papiers et classez le reste
Adoptez un système de classement tout simple : créer un dossier par client, fournisseur ou projet et triez les par ordre alphabétique.
Classez vos papiers dès réception
Ayez tout le matériel nécessaire à portée de main
Réduisez progressivement vos besoins de classement : stockez en ligne, arrêtez d’imprimer

Astuces pour une meilleure gestion de votre paperasserie personnelle :

Un guichet de poste à domicile : regrouper votre courrier et matériel nécessaire pour le traiter
Payez vos factures dès réception
N’hésitez pas à vous servir de votre agenda et to-dolist
Classez les sur le champ

Chapitre 13 : simplifiez vos obligations

Réduire ses obligations n’est pas chose facile et demande détermination et capacité à dire « non » mais cela aura un impact retentissant.

Faites l’inventaire de vos obligations :

Travail
Famille
Enfants
Volontariat
Religion
Loisirs
Taches domestiques
Internet

Dressez une « top liste » :

Pour chaque point listé plus haut, demandez vous : Que vous apporte t-il ? Est-il en accord avec vos valeurs ? Vous rapproche t-il de vos objectifs ? Quels seraient les conséquences si vous l’abandonniez ?

Puis faites une liste plus courte où vous n’écrivez que les 4 ou 5 engagements les plus importants.

Commencez par éliminer ceux qui ne sont pas essentiels :

Allez-y progressivement
Téléphonez ou envoyez un email pour présenter vos excuses
Si l’un de vos rendez-vous est annulé, remplacez le par un des éléments de votre top liste

Apprenez à dire non :

Votre liste d’engagements ne s’est pas surchargée du jour au lendemain. Donc, évitez les nouveaux engagements en apprenant à dire « non » aux nouvelles demandes. Vous avez une très bonne raison : votre temps est précieux !

Trucs et astuces pour simplifier votre vie privée :

Réfléchissez à ce qui est important pour vous
Analysez vos engagements
Faites en moins dans vos journées
Prévoyez des intervalles suffisants entre vos taches et rendez-vous
Allégez au maximum votre liste de choses a faire
Freinez la cadence et prenez le temps d’apprécier chaque tache
Ne faites qu’une chose à la fois
Eliminez le stress
Aménagez vous de moments rien que pour vous
Accordez vous des moments pour ne rien faire
Parsemez vos journées de petits plaisirs simples
Ancrez vous dans l’instant présent
Libérez vous du temps

Chapitre 14 : simplifiez votre routine quotidienne

Les routines apportent calme et équilibre à votre vie.

Le pouvoir de la routine matinale :

Vous pouvez vous préparer pour la journée et définir vos objectifs
Vous pouvez faire du sport, lire, écrire, ou tout autre activité pour laquelle vous ne trouvez habituellement pas de temps
Vous pouvez faire quelque chose d’agréable, vous relaxer

Idée de rituel matinal :

Parmi les idées suivantes, choisissez en quatre à six pour construire votre routine :

Boire du thé ou café
Regarder le lever du soleil
Faire du sport
Prendre une douche
Lire
Petit déjeuner
Faire du yoga
Méditer
Marcher dans la nature
Ecrire
Choisir les 3 taches les plus importantes de la journée
Revoir vos objectifs
Remercier la vie

Assurez vous de meilleurs lendemain grâce à votre rituel du soir :

Parmi les idées suivantes, choisissez en quatre à six pour construire votre routine :

Préparer le dîner
Dîner
Prendre une douche
Vous brosser les dents
Lire
Ecrire
Faire du sport
Préparer vos vêtements
Méditer
Tenir votre blog à jour
Faire un bilan de votre journée
Lire une histoire à vos enfants
Faire le ménage
Discuter avec votre partenaire

Comment mettre en place ces nouveaux rituels et en faire des habitudes ?

Concentrez vous sur l’une d’elle précisément pendant 1 mois
Considérez les comme des récompenses
Racontez vos progrès. Dans un carnet de bord ou sur internet.

Chapitre 15 : Déblayez votre espace de travail

Les avantages d’un bureau rangé :

Il vous permet de vous concentrer car vous supprimez les distractions
Il vous donne une sérénité digne d’un maître zen

Par où commencer ?

Vous avez déjà créé votre système de rangement, il faut maintenant faire disparaître cette paperasse :

Libérez vous un peu de temps. Le plus dur c’est de se lancer. Une heure serait un bon début
Prenez tous les papiers qui se trouvent sur votre bureau et faites en une pile
Retirez tout ce qui se trouve sur votre bureau et faites en une pile aussi
Traitez vos piles. 5 options : jeter, donner, classer, exécuter ou inscrire sur une liste de choses à faire
Continuez aussi longtemps que vous le pouvez

Revenez à l’essentiel

Voici quelques astuces pour ne garder que l’essentiel sur votre bureau :

Quand un nouveau document arrive : traitez le
Débarrassez vous des bibelots
Videz vos tiroirs et étagères entièrement
Triez chaque papier un par un
Créez une boite « peut-être » pour ce que vous n’arrivez pas à jeter

Un système pour garder les choses en ordre :

Ayez un bac pour les nouveaux papiers
Videz ce bac une fois par jour
Chaque chose à sa place. Prévoyez une place pour chaque chose

Les avantages d’un intérieur épuré :

Moins de stress
Plus attrayant
Plus facile à nettoyer

Pour désencombrer votre maison, suivez les mêmes principes que pour votre bureau. Procédez pièce par pièce.

Comment garder une maison en ordre ?

Désignez une place pour chaque chose
Prévoyez des sessions régulières de tri. Ne conservez que l’essentiel
Réduisez vos envies superflues
Faites une liste de 30 jours
Changez vos habitudes

Chapitre 16 : Ralentissez

Apprenez à vivre à un rythme plus lent et vous serez plus heureux, plus efficace et plus productif.

Ne cherchez pas à faire plus de chose en moins de temps, apprenez à mieux faire les choses qu’il faut.

Concentrez vous bien :

Apprenez à focaliser votre attention, voici comment faire :

Choisissez une tache simple pour commencer
Renforcez votre capacité à vous concentrer
Essayer de pratiquer une technique de méditation simple

Travaillez lentement mais efficacement :

Choisissez un travail que vous aimez
Choisissez une tache importante
Choisissez une tache difficile mais pas trop
Trouvez votre rythme de croisière
Trouvez un moment et un endroit calme pour travailler
Amusez vous
Continuez à vous entraîner
Récoltez les fruits de votre travail

Mangez plus lentement :

Pour perdre du poids
Pour savourer vos repas
Pour mieux digérer
Pour réduire votre stress
Pour lutter contre la vie à 100 km/h

Roulez moins vite

Economisez du carburant
Sauvez des vies
Gagnez du temps
Préservez votre équilibre nerveux
Simplifiez votre vie

Chapitre 17 : Mince, tonique et en forme

Nombreux sont les bénéfices à tirer de la pratique du sport et d’une meilleure hygiène de vie.

Programme simple de remise en forme

Le premier mois, concentrer vous sur l’acquisition de l’habitude de faire du sport
Le deuxième mois, opérez un à un les changement de votre hygiène alimentaire en maintenant le sport
Chacun des mois suivants, fixez vous des objectifs à court terme pour progresser

Première étape : se mettre au sport

Commencez facile
Planifiez vos séances d’entrainement
Ne vous permettez pas de rater une seule séance
N’abandonnez pas
Trouvez un partenaire
Prenez votre entourage à témoin
Amusez vous

Deuxième étape : modifier progressivement son alimentation

Mangez dès que vous ressentez la moindre petite faim
Mangez léger
Mangez lentement
Mangez à satiété

Troisième étape : persévérez, fixez vous des objectifs à court terme

Chapitre 18 : soyez motivé

Si vous parvenez à vous accrocher à vos objectifs suffisamment longtemps, vous réussirez. Il faut patience et motivation.

8 façons d’être motivé dès le départ :

Ne voyez pas trop grand
Un seul objectif
Analysez vos motivations
Vous devez en avoir une énorme envie
Engagez vous publiquement
Laissez vous gagner par l’excitation
Programmez le début de votre plan d’action
Affichez le

20 façons de rester motivé malgré les difficultés :

Refrénez vos ardeurs
Commencez par… Commencer !
Continuez à relater vos progrès
Évitez les pensées négatives
Pensez aux conséquences positives
Réexaltez-vous
Lisez sur le sujet
Trouvez des amis dans le même esprit
Lisez les histoires des autres
Appuyez-vous sur vos succès
Laissez passer le creux de la vague
Faites-vous aider
Suivez la courbe de vos progrès
Récompensez vous souvent
Privilégiez les mini-objectifs
Prenez un coach ou des cours
Ne sautez jamais deux jours d’affilée
Projetez-vous
Prenez conscience de vos envies d’abandonner, acceptez-les et surmontez-les
Retrouvez du plaisir

Résumé de livre : L’art d’aller à l’essentiel de LEO BABAUTA