Les papiers qui s’entassent sur le bureau, les enveloppes non ouvertes oubliées sous un tas de prospectus, un document important que l’on ne retrouve pas, etc… Ce sont des situations symptomatiques d’un rangement pas vraiment optimisé des papiers.
Mais, depuis combien de temps n’avez vous pas changé de système de rangement pour vos papiers ?
Pour ma part, j’ai changé plusieurs fois de manières de gérer mes papiers et autres documents. A chaque grande étape de ma vie en fait, passage du lycée à la faculté, puis entrée dans la vie active, puis la dernière fois, pour la vie maritale. A chaque fois, il y avait un peu plus de papiers à gérer et mon système ne fonctionnait plus. Il arrivait un moment où les papiers s’accumulaient et le niveau de stress montait. Il fallait que je m’adapte en modifiant mon organisation.
Aujourd’hui, ça fait plusieurs mois que j’ai revu en profondeur mon système de rangement des papiers et pour la première fois, j’ai un bureau qui reste rangé.
Ceci m’amène à une conviction : Un système d’organisation simple et bien pensé est la clé pour arrêter de se prendre la tête avec les papiers.
Les conséquences de la désorganisation dans ses papiers
Ne pas être à jour dans le rangement de ses papiers peut avoir de nombreuses conséquences.
- Le désordre : avoir des papiers partout, sur le bureau, dans le salon, sur la table de l’entrée, dans la cuisine, dans la voiture, etc… engendre un environnement encombré, les surfaces sont occupées, il s’en dégage une atmosphère étouffante.
- La déconcentration : ça vous disperse. Votre esprit ne sait pas par quoi commencer pour s’y retrouver.
- La procrastination : devant l’ampleur du travail à accomplir pour mettre de l’ordre, aucune motivation ne peut suffire. Vous repoussez alors toujours à plus tard cette tache qui pourtant est indispensable.
- Les préjudices : rendez-vous oubliés, taches exécutées en retard, lettre de relance pour des factures… ce sont de nombreux préjudices qui peuvent découler de cette situation
- Le stress : vivre dans un environnement désorganisé, ne pas savoir par où commencer et prendre le risque d’oublier une tache importante liée à un des documents perdus dans ce bazar génère forcement un stress. Il ne se fait peut-être pas sentir tout de suite mais il est bien là.
- Mauvaise estime de soi : quand vous sous sentez débordé et incapable de remédier à la situation, vous baissez votre estime personnelle, ce qui a des répercutions sur l’ensemble des pans de votre vie.
Les bénéfices de l’organisation dans ses papiers
Vous l’aurez compris, par opposition aux points précédents, l’organisation va vous procurer de la concentration, de la sérénité, vous donner de l’énergie et rebooster votre estime personnelle.
Quand vous chercherez un document, vous saurez exactement où le trouver.
Votre esprit se sentira libéré de ce fardeau et pourra se consacrer entièrement à autre chose. Votre bureau sera dégagé de ce qui l’encombrait et vous serez prêt pour n’importe quelle tache.
Cela peut paraître absurde mais pour moi c’est le point de départ pour une vie plus zen et heureuse.
Comment mettre de l’ordre dans ses papiers ?
Comme le suggère Leo BABAUTA dans l’art d’aller à l’essentiel (voir mon résumé du livre), la clé réside dans deux éléments seulement :
- Créer un système de rangement simple
- Tenir son système de rangement
Je vais vous présenter mon système de rangement, vous pouvez vous en inspirer pour faire le votre.
Le but d’un système de rangement
Pourquoi conserve t-on des documents ? La question semble simple mais il faut se la poser sinon on risque de faire fausse route.
Selon moi, la seule raison qui justifie que l’on garde un document c’est un possible rôle futur.
Donc, le fait de recevoir un document ne constitue pas en soit une raison valable de le conserver.
Faites donc du trie et demandez vous si le document que vous tenez dans les mains va pouvoir vous servir ou vous être demander. Et si le fait de ne l’avoir en votre possession vous portera préjudice. Si vous répondez non à ces questions, débarrassez vous-en, il ne fait que vous encombrer inutilement.
Je me permets d’ajouter un bémol. Il y a tout de même deux autres raisons qui me font garder des documents :
- un but documentaire pour des décisions futures. Certains documents contiennent des informations qui peuvent aider dans un processus de décision pour comparaison par exemple.
- un lien affectif. J’ai des documents auxquels je tiens comme par exemple mon dossier scolaire. Il ne me servira à rien mais c’est très symbolique.
Les documents à conserver
Je vous conseille de consulter la page suivante du service publique. Vous y trouverez une indication sur les délais de conservation conseillés pour la plupart des documents.
Mon système de rangement
Mon rangement
Il n’y a pas de règle de rangement universelle. A chacun de l’adapter à sa situation. Ici je vous présente mon organisation personnelle, c’est relativement simple parce qu’il n’y a pas beaucoup de documents. Je reviendrai plus tard sur l’organisation professionnelle, c’est quand même autre chose quand on a un bureau et des liasses de documents à traiter tous les jours !
Organisation macro :
Peu importe dans quoi ils sont stockés, tous mes documents sont conservés dans une même pièce, le bureau. J’ai également à disposition tout le nécessaire pour cette tache : intercalaires, perforeuse, étiquettes, pochettes plastiques et cartonnées vides, crayons, etc…
Il est indispensable de toujours avec ce dont vous aurez besoin pour votre classement. Dans le cas contraire vous risquez de vous retrouver bloqué et de laisser de nouveau les documents s’accumuler.
Mon bureau est dégagé la plupart du temps, libre donc pour travailler, ouvrir des classeurs, ranger des documents. Ça semble être peu de choses mais c’est important, si vous n’avez pas la place pour faire votre rangement, vous ne le ferez pas !
Mes outils de rangement :
J’ai 4 types de rangements différents avec des fonctions bien précises :
- Chemises cartonnées épaisses : documents particuliers
- Classeurs : accès courant, documents importants, ou récents, dont j’aurai très probablement besoin à un moment ou à un autre
- Boites d’archive : archives, documents à conserver dont je n’aurai sans doute plus jamais besoin
- Pochettes en carton + pochettes fines
Chemises cartonnées :
- NOTICES : beaucoup d’auteurs conseillent tout simplement de se débarrasser de ces livrets, on ne les consulte jamais et ils sont disponible sur internet si besoin… Pour ma part, je n’ai pas franchi le pas, je les garde et je fais un tri de temps en temps.
- DOCUMENTS IMPORTANTS : Contrat de mariage, livrets de famille, passe-ports, carnets de santé. Tout est regroupé dans une même chemise.
Classeurs :
- OFFICIEL : Diplômes, Santé (Sécurité sociale, mutuelle, ordonnances, examens médicaux), formations (initiale et continue), Impôts, Justice (Procès verbaux…)
- FACTURES/CONTRATS : Factures (achats exceptionnels), Habitation (Baux de location, états des lieux, certificats…), Voitures (entretiens), EDF, Internet/téléphonie
- BANQUES : Contrats, courriers, relevés
- EMPLOIS : contrats de travail, bulletins de salaire
- ASSURANCES : Contrats, attestations, échéanciers
Boites d’archive :
- Souvenirs/projets : une pour chacun, il y a des documents que l’on souhaite conserver parce qu’on y est attaché
- Scolarité : une pour chacun
- Emplois : bulletins de salaire, contrats de travail, assedics…
- Banques
- Contrats/factures
Pochettes en carton :
Je fais une pochette pour un « PROJET ». Par exemple en ce moment nous achetons une maison et dans ce cadre nous effectuons des devis pour du matériel ou pour des travaux. Ces documents sont important pour le moment mais ils n’auront plus d’utilité quand la rénovation sera terminée. Je les garde donc à portée de main et je m’en débarrasserai quand tout sera terminé, pas la peine de leur réserver une place dans un classeur en attendant.
Ces pochettes sont posées en piles, ça convient pour le moment parce qu’elles ne sont pas trop nombreuses.
Ordre des documents :
Dans chaque catégorie ou sous-catégorie, je range mes documents par ordre anti-chronologique : le plus récent au-dessus. C’est plus rapide pour ranger !
Tenir son système de rangement
Pour maintenir son système de rangement il faut définir sa conduite à tenir et un peu de discipline.
Voilà en schéma comment je fonctionne :
Il y a donc deux étapes :
- Traiter les nouveaux documents jusqu’à le jeter ou le placer dans la boite de réception. Dès que j’ai un nouveau document.
- Vider la boite de réception. Aussi souvent que possible, au moins une fois par semaine.
Simplifiez :
- Limitez le papier : moins vous recevrez de papier plus ça sera simple de maintenir votre système alors :
- Refusez la publicité
- Jeter automatiquement tout ce qui est en rapport avec une démarche commerciale
- Demandez à dématérialiser vos factures, vous pouvez les conserver dans un coffre fort numérique si vous le voulez
- Simplifiez le rangement :
- Ne conservez que le strict nécessaire : moins vous conserverez de documents plus vous y verrez claire. Tout l’art réside dans ce tri.
- Choisissez un rangement simple : un rangement trop complexe est un frein pour le maintien du système
- Simplifiez le matériel :
- Ayez toujours une poubelle à portée de main pour jeter si besoin
- Allez au plus simple pour le rangement : j’utilise une perforatrice et pas de pochette plastique (sauf pour les documents à ne pas abîmer)
Commencer votre nouveau système de rangement
Ça y est, vous voulez vous lancer dans le rangement de vos papier pour enfin arrêter avec ces papiers qui s’accumulent. Voici les étapes pour vous aider à le faire :
- Rassemblez tous les papiers non rangés
- Désencombrez votre bureau
- Faites le choix de votre système
- Rangez vos documents
Rassemblez tous les papiers non rangés
Il faut commencer par là, par ce que c’est la priorité ! Si vous voulez éviter que les papiers ne recommencent à s’accumuler, il faut commencer par ne plus s’autoriser à les poser n’importe où. Donc rassemblez tout sur votre bureau et décidez à partir d’aujourd’hui de toujours pose les documents à un seul endroit.
Désencombrez votre bureau
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il faut commencer par ranger votre bureau :
- En premier lieu, c’est l’endroit où vous allez procéder à votre rangement et classement. Il faut y faire place net pour pouvoir y travailler sereinement et efficacement surtout pour cette tache qui demande de la patience et de la concentration.
- En deuxième lieu, puisque vous y avait posé tous les papiers non triés, cela va vous forcer par gérer ceux là en premier, avant de changer de place aux documents déjà rangés. Ça ne parait peut être rien mais c’est extrêmement important. Si vous commencez par réorganiser ce qui est déjà rangé, vous risquez de ne jamais vous occuper de ces documents plus récents.
- Troisièmement, en faisant le point sur les documents de votre bureau, vous vous rendrez compte rapidement s’il y a de nouvelles catégories à créer en plus de ce que vous aviez dans votre ancien système.
Comment procéder ?
- Munissez vous de pochettes cartonnée toutes simple pour y mettre les documents qui ne rentrent pas dans votre ancien système de rangement. Vous ferez une pochette par nouvelle catégorie.
- Prenez les documents un par un en commençant par le dessus de la pile et opérez le processus décisionnel que je vous ai présenté plus haut :
- Y a t’il une action à faire liée à ce document ? Payer une facture par exemple. Si oui : planifiez la tâche dans votre todolist
- Faut-il conserver ce document ? Réfléchissez y sérieusement ! C’est une question cruciale, pensez à simplifier. Nous avons un millier de choses qui nous arrivent, mais nous ne sommes obligés de tout conserver. Libérez vous d’un maximum de choses et vous serez plus organisé dans vos papiers.
- Si vous devez garder ce document, soit rangez le dans votre système existant, soit créez une pochette pour une nouvelle catégorie
- Ne passez au papier suivant que quand vous avez décidé du sort du papier précédent, aucun papier ne doit revenir dans la pile. Gérer une fois les papiers prend déjà suffisament de temps alors si vous devez les traiter une deuxième fois, vous ne verrez jamais le bout.
Créez votre nouveau système de rangement
Imaginez votre nouveau système. Quel matériel voulez vous utiliser ? Des classeurs ? Des pochettes ? Des boites ?
Voulez vous simplement étendre votre ancien système ou revoir complètement les choses ?
C’est l’occasion de ré-imaginer votre manière de fonctionner en la matière, mais souvenez vous, allez au plus simple ! Et surtout repensez au BUT !
Ne passez pas non plus 3 jours à réfléchir, tranchez la question selon ce qui vous semble juste à ce moment, vous êtes libre d’ajuster quand vous le souhaitez et il n’existe pas de système parfait.
Quand vous avez décidez, lancez vous :
- Achetez le matériel necessaire
- Désencombrez votre ancien système : parcourez les documents que vous conserviez jusque là et débarrassez vous de l’inutile. Certains sont devenus obsolètes, d’autres ne seront finalement jamais utiles. Faites le ménage !
- Passez de l’ancien au nouveau
- Félicitez vous ! Vous êtes arrivé au bout d’une longue épopée dans les méandres de la classification documentaire. Et savourez l’état de sérénité que procure l’ordre dans les documents.
Maintenir votre système
Maintenant que tout a une place et que tout est rangé, il faut maintenir votre système.
Ce n’est pas forcement une chose facile puisque les habitudes qui ont amené le désordre risques de revenir. Mais votre nouveau système et votre bureau dégagé seront un nouvel élan pour vous permettre de maintenir l’ordre dans vos documents.
Prenez simplement une nouvelle habitude de passer dix minutes par semaine à trier et classer les nouveaux papiers s’il y en a. Acquérir une nouvelle habitude n’est pas chose aisées, mais avec un peu de discipline au départ vous y parviendrez. Vous serez poussé par l’envi de maintenir cette sérénité retrouvée par le rangement.
Allez plus loin
Vos documents sont rangés, vous y voyez plus clair dorénavant. Mais peu être que quelque chose cloche encore, comme une sensation d’inachevé qui pèse encore sur vous.
Peut-être faut-il également s’attaquer à d’autres domaines que les papiers pour apporter de l’ordre et de l’apaisement ?
Personnellement, c’est ce qu’il s’est passé. Après avoir mis de l’ordre dans les papiers, j’ai fait un vide et du rangement dans le bureau entier, puis dans mes vêtements, et dans tout le reste de la maison.
Pour finalement en arriver à l’écriture de ce blog, une fois la tête libérée de cet embourbement provoqué par l’accumulation et le désordre.
J’espère que cette lecture vous aura inspiré et que vous passerez à l’action car c’est l’action qui peut faire une différence.