La liste de tâches est à la base de la productivité et de l’organisation.
C’est la clé pour d’une part, faire ce que vous avez à faire en temps et en heure et être zen comme jamais.
Mais comme pour tout, c’est une habitude à prendre. Voyons pourquoi c’est important, quel support utiliser et quels sont les niveaux d’intégration que l’on peut atteindre.
La liste de tâche : un outil de motivation et de productivité sans pareil
Je ne me souviens de la première fois où j’ai eu recours pour la première fois au système de la todolist. Personne ne nous apprend à faire des listes et combien elles sont utiles (sauf peut être pour la liste de courses). Je pense quand même qu’instinctivement quand on se sent dépassé, la plupart des gens se mettent spontanément à lister les choses à faire pour y voir plus clair.
Focalisez vous
Quand vous commencez votre journée, vous consultez votre todolist et vous savez ce que vous avez à faire.
Sans liste de tâches pour vous focaliser, vous avez tendance à perdre de vue ce qui est le plus important ou urgent sur le moment, vous procrastinez volontiers et vous perdez du temps sur des choses inutiles en comparaison de ce que vous avez à faire. Je sais de quoi je parle, cela a été mon cas pendant très longtemps.
Avec une liste de tâches, vous avez une vision claire de ce que vous avez à faire. Quand vous commencez à procrastiner, il est facile de vous recentrer sur vos tâches puisque tout est écrit.
Devenez un tueur de tâches en série
Aujourd’hui, j’use et j’abuse de la todolist. Je suis devenu un tueur de tâches en série !
Vraiment, je suis devenu accro à l’action et l’achèvement des tâches notées sur ma todolist.
Quand vous avez choisi de noter une tâche sur votre liste, vous ne devez avoir plus qu’une option, l’exécuter. Si vous vous rendez compte que vous procrastinez et reportez toujours une tache, réfléchissez au sens qu’elle a pour vous, et demandez vous si vous pouvez la déléguer voir même la supprimer !
Le bonheur est dans la todolist
La todolist a un double effet sur le bien-être mental.
Le premier provient du gain de productivité. En agissant plus et dans de meilleurs conditions, vous gagnez en efficacité et en estime de vous-même.
Le deuxième vient du soulagement que vous apportez à votre cerveau. La todolist est en quelque sorte une extension de votre mémoire, et votre cerveau ne se forcera plus à penser en boucle aux éléments que vous y avez noté. Vous vous sentez donc plus léger et vous parvenez à mieux vous concentrer !
Quel support utiliser ?
Utilisez le support qui vous parle le plus ! Si vous n’êtes pas très à l’aise avec la technologie, prenez un morceau de papier ou un carnet ! Cependant vous allez voir que le support numérique a quelques avantages que le papier n’a pas.
Toutefois, les deux méthodes ont en commun de requérir une certaine discipline pour noter les choses dans les listes et les consulter. C’est une habitude à prendre qui peut sembler contraignante mais qui vous libère tellement l’esprit que le bénéfice dépasse la contrainte, largement.
Le papier
Le papier est sans conteste le support le plus simple. Et la simplicité compte si l’on souhaite tenir dans la durée et ne pas perdre de temps.
Mais il y a quelques inconvénients :
- Si vous souhaitez ajouter une tache que vous ne pouvez pas accomplir pour le moment, elle va encombrer votre liste inutilement. Il faudrait alors la mettre dans une deuxième liste, c’est faisable mais cela complique le système.
- Quand une liste devient brouillon a cause des taches terminée et des nouvelles taches ajoutée, il faut recommencer une nouvelle liste en reprenant les taches inachevées. Là encore ce n’est pas grand chose mais ça prend un peu de temps.
- Si vous avez oublié votre carnet quelque part, aucun moyen de le consulter.
- Si vous n’avez pas de crayon à portée de main, pas moyen de noter dans votre liste.
Tout ceci en fait selon moi un support à privilégier pour commencer à se familiariser avec les todolists, mais dont il faudra se passer pour plutôt utiliser un support numérique dans un second temps pour gagner en efficacité et passer moins de temps sur son système et plus de temps dans l’action.
Une application ordinateur/smartphone
C’est la solution que j’ai adoptée depuis un bon moment alors je peux vous en parler. J’ai testé plusieurs choses et aujourd’hui j’ai trouvé le fonctionnement qui marche le mieux pour moi. Mais je me laisse le droit d’adapter ma manière de fonctionner s’il le faut pour diverses raisons.
Voici les avantages que je trouvent à une version numérique de la todolist :
- Vous pouvez y accéder de n’importe où : smartphone, ordinateur, page web.
- Vous avez toujours votre smartphone sur vous, facile de le sortir dès qu’il y a quelque chose à noter
- Vous pouvez programmer des taches pour plus tard. Il existe des taches pour lesquelles vous devez attendre avant de vouloir l’exécuter, pas la peine qu’elle encombre votre todolist du moment, vous restez ainsi focalisé.
- Vous pouvez programmer des taches répétitives, tous les jours ou même une fois par semaine ou une fois par mois., etc…
Bref, les avantages sont nombreux et apportent un gain énorme de d’efficacité.
Les niveau d’utilisation de la todolist
De part mon expérience, j’ai identifié ce que l’on pourrait appeler des niveaux d’utilisation en ce qui concerne les todolists.
Ces niveaux vont du plus simple et court terme au plus ambitieux et long terme. Je pense que pour apprendre à utiliser ce système, il est judicieux de suivre une progression selon ces niveaux au fur et à mesure que l’habitude devient naturelle.
Le premier niveau : le sprint
Ce que j’appelle le premier niveau correspond à l’utilisation uniquement occasionnelle de la todolist. Vous y avez recours lorsque vous sentez que vous avez du mal à avoir une vision globale et que votre cerveau devient surchargé. Vous perdez en efficacité par manque de concentration.
Vous créez donc une todolist pour un projet donné ou pour une période précise, le temps de passer le cap et de revenir à un quotidien plus gérable.
C’est déjà un pas énorme de vous rendre compte à quel point une todolist peut vous aider à être efficace et à vous sentir mieux dans de telles situations.
Cela correspond à une utilisation de type sprint. Vous utilisez la todolist sur des périodes courtes pour accomplir plus de choses.
Le deuxième niveau : le marathon
Au dessus du niveau sprint se trouve le niveau marathon. Vous êtes à ce niveau si vous utilisez systématiquement votre todolist pour votre quotidien, le court et le long terme.
Vous notez par exemple les personnes à appeler, des éléments à acheter, des taches précises à exécutées, pour être sûr de les faire quand ce sera le meilleur moment.
A ce niveau, votre vie change radicalement en terme de productivité, vous n’oubliez plus de faire les choses et vous gagnez du temps pour vous.
Le troisième niveau : l’ascension du mont Everest
Le dernier niveau va encore plus loin. Là encore vous utilisez systématiquement votre todolist, mais c’est au niveau des tâches qu’elle contient que les différences se trouvent.
Pour atteindre ce niveau, il faut réfléchir à ses objectifs de vie et planifier les étapes qui permettront de les atteindre. De là vous en déduirez des tâches à inclure dans votre todolist. Ces tâche ne sont pas urgentes mais en les exécutant vous vous assurez d’avancer toujours un peu plus vers vos objectifs.
Je compare ce niveau à l’ascension du mont Everest puisque ce qui compte ce sont chaque petit pas et lentement mais surement vous grimpez et vous approchez de votre objectif final.