Si vous avez déjà lu quelques uns de mes articles, vous savez que je recommande d’utiliser un logiciel de liste de tâche pour gagner en productivité
Ces même la première chose à mettre en place si vous démarrez de zéro !
Je vais vous décrire ma manière d’utiliser le logiciel. Comme d’habitude les règles sont simplicité et gain de temps. Pas question d’utiliser 36 fonctionnalités différentes qui ralentirai l’utilisation du logiciel.
Les avantages de todoist
J’ai testé quelques logiciels mais j’ai retenu todoist dans sa version gratuite. Pas besoin de souscrire la version payante, on peut déjà faire l’essentiel avec la version de base.
Version smartphone et version web
Le gros avantage de todoist est qu’il existe une version web qui bien sûr se synchronise avec les modification faites sur l’application de votre smartphone automatiquement et vice versa.
C’est important pour moi parce que j’utilise les deux !
La version smartphone me permet d’avoir ma liste de tâche toujours sur moi et de pouvoir en rajouter une où que je sois. La version web est pratique pour revoir sa liste, faire des ajustements etc…
Gestion des dates
C’est peut être le plus gros avantage de todoist. Quand vous créez une tache, vous avez le choix de la date à laquelle elle apparaît. Ça ne parait peut être pas grand chose mais c’est ce qui fait toute la différence !
Vous n’encombrez plus votre liste du jour avec des tâche que vous ne pouvez pas encore réaliser ou que vous ne voulez pas réaliser tout de suite. Et vous ne vous empêchez pas de noter une tâche sous prétexte que ça va embrouiller votre todolist, vous la notez à une autre date, tout simplement.
Il y a un type particulier de tâches pour lesquels ces très pratique, ce sont les tâches de contrôle. Par exemple, vous envoyez un mail dont vous attendez un retour pour faire pouvoir faire autre chose. Une solution pour relancer votre interlocuteur en cas d’absence de réponse, tout en vous déchargeant l’esprit, consiste à programmer une tache de contrôle quelques jours ou semaines plus tard. Ainsi, vous n’avez pas à vous rappeler sans cesse qu’il faut penser à vérifier les réponses et vous demander si c’est le moment de relancer ou non. Vous fixer la date dès le départ et vous n’y pensez plus !
Si la personne vous a répondu plus tôt, vous continuez comme prévu et quand la tache de contrôle apparaît, vous la supprimez simplement.
Si la personne n’a pas répondu, vous aurez votre tache de contrôle le jour prévu ce qui vous rappellera de le relancer. N’oubliez pas alors de reprogrammer une tache de contrôle plus tard !
Rapidité et simplicité
Le gros plus de todoist c’est vraiment son côté pratique et simple d’utilisation. En deux cliques vous pouvez ajouter une nouvelle note et accéder à votre liste du jour.
Je pense que c’est le cas pour la plupart des applications mais c’est un point crucial à contrôler.
Taches répétées (ou récurrentes)
Un autre gros avantage, c’est la possibilité de programmer des taches récurrentes. Par exemple tous les lundi ou tous les premiers du mois, ou tous les ans, etc…
J’avoue être un petit peu partagé sur cette fonctionnalité. Il y a quelques temps, je ne jurais que par ça pour les habitudes que je voulais mettre en place. Le problème c’est que j’avais plusieurs taches d’habitudes qui se mélangeaient avec les taches du jour. Quelque part ce ,n’est pas une mauvaise chose puisque ces taches là aussi sont a réaliser si vous souhaitez garder des habitudes mais aujourd’hui, pour les habitudes quotidiennes, j’utilise un autre outil : evernote. Je garde des taches récurrentes dans todoist pour les taches hebdomadaires ou mensuelles.
Plein d’autres fonctionnalités
Je n’ai pas fait le tour de toutes les fonctionnalités de todoist. Même dans sa version gratuite il y a encore des outils dont je n’ai pas parlé notamment le système de priorité des taches et des étiquettes (ou tags) que l’on peut ajouter. Vous pouvez aussi programmer une heure pour vos taches.
Dans la version payante, vous avez la possibilité d’ajouter des commentaire, de faire des rappels sonores etc… Plein de choses.
Mais, au risque de me répéter, je vous conseille de rester simple dans votre utilisation de todoits. Plus vous utiliserez d’outils, plus vous passerez du temps à programmer vos tache et à maintenir votre système, ce qui a deux inconvénients :
- Vous passez trop de temps sur du non essentiel. Votre temps aurait été mieux employé à planifier avec un outil plus adapter ou même à agir directement.
- Vous risquez d’abandonner plus facilement si vous complexifiez votre système.
Utilisez votre logiciel de tâches pour lister vos tâches et c’est tout !